Аренда зала для делового мероприятия – как не ошибиться с выбором

Одно из важнейших условий проведения эффективного и качественного делового мероприятия – грамотный выбор зала, в котором оно будет проходить.

Какие же нюансы следует взять во внимание? Местоположение зала, сервис и необходимые удобства, техническое оснащение помещения и его площадь. Выбору здания тоже следует уделить внимание, оно должно соответствовать стилю и уровню планируемого мероприятия. Желательно, чтобы и окружающие здания ему соответствовали.

Лучше всего обратиться в компанию, специализирующуюся на организации и проведении подобных мероприятий. Так, компания «Kiy» предлагает аренду залов в Киеве http://www.kiy.kiev.ua/stranitsi/arenda. Аренда хорошего зала доступна по вполне демократичным ценам, при этом подбирается соответствующее особенности и тематике мероприятия помещение, должным образом оформляется, подготавливается сервис и все необходимые услуги.

Следует учесть такие параметры зала:

Вместительность

Прежде всего следует отталкивать от количества участников мероприятия. Так, если участвовать будет 10 человек, следует выбрать зал для 20 человек. Почему именно такой? Участники не просто будут сидеть на своих местах, скорее всего они будут общаться, объединяться в группы для совместной работы, передвигаться и т. д., а для этого всего нужно место.

Если зал будет меньше, чем нужно для определенного количества участников, в нем, скорее всего, будет слишком душно. В обратном случае, когда зал слишком большой, - в нем будет неуютно.

Деловые мероприятия, как правило, связаны с переговорным процессом, обсуждениями, поэтому хорошо если в зале будет удобный стол для общения. Хотя, если будет проводиться только презентация, к примеру, без обсуждения, то можно обойтись и без стола, стоит позаботиться только об удобных сидениях и сцене. В случае обсуждения каждому участнику рекомендуется предоставить по 4 квадрата пространства.

Удачно будет выбрать помещение, в котором есть несколько конференц-залов с разной вместимостью: в случае надобности можно выбрать соответствующий зал, зависимо от количества участников.

Оборудование

Зал должен иметь соответствующее мероприятию техническое оснащение. Нужна эффективная система кондиционирования, хорошее освещения и комфортные рабочие условия.

Каждому участнику должно быть удобно наблюдать за происходящим и общаться с другими. Нужны хорошие проекторы, экран, звуковые усилители, микрофоны и другое оборудование.